Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont CachetFlow collecte, utilise et protège les données personnelles dans le cadre de l’utilisation du site et du service. Elle s’applique à l’ensemble des utilisateurs de la plateforme.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées dans le cadre de l’utilisation du service CachetFlow est :

Centenico Michael,

entrepreneur individuel sous le régime de la micro-entreprise,

exerçant sous le nom commercial Mikelony,

domicilié au 200 rue de la Croix Nivert, 75015 Paris.

Adresse e-mail de contact : contact@cachetflow.fr

CachetFlow est une marque déposée exploitée par Centenico Michael.

2. Données personnelles

Dans le cadre de l’utilisation du service CachetFlow, des données à caractère personnel peuvent être collectées directement ou indirectement auprès de l’Utilisateur.

Les données susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

Données d’identification

  • adresse e-mail ;
  • informations liées au Compte utilisateur ;
  • identifiants techniques nécessaires à l’authentification (mot de passe chiffré).

Données d’utilisation du service

  • données saisies, importées ou générées par l’Utilisateur dans le cadre de l’utilisation du Service ;
  • paramètres de configuration du Compte ;
  • historique d’utilisation et interactions avec la plateforme.

Données techniques

  • adresses IP ;
  • données de connexion et journaux techniques (logs) ;
  • informations relatives au navigateur, au système d’exploitation ou au terminal utilisé.

Données de paiement et de facturation

  • informations relatives aux abonnements souscrits ;
  • historique de facturation et de paiement.

Les données bancaires (numéro de carte, cryptogramme, etc.) ne sont jamais collectées ni stockées par CachetFlow. Les paiements sont intégralement traités par un prestataire de paiement sécurisé.

3. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées par CachetFlow sont traitées pour les finalités suivantes :

  • fourniture et gestion du Service, incluant la création et la gestion du Compte utilisateur, l’accès aux fonctionnalités et l’exécution des abonnements ;
  • gestion de la relation utilisateur, notamment le support, les échanges par e-mail et le traitement des demandes ;
  • gestion administrative et comptable, incluant la facturation, le suivi des paiements et les obligations légales associées ;
  • sécurité et prévention des abus, notamment la détection des accès non autorisés, la prévention des fraudes et la protection de l’infrastructure ;
  • amélioration du Service, par l’analyse du fonctionnement de la plateforme, la correction des erreurs et l’optimisation des performances.

Les données personnelles ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales ou publicitaires sans le consentement préalable de l’Utilisateur.

4. Base légale des traitements

Les traitements de données personnelles mis en œuvre par CachetFlow reposent sur les bases légales suivantes, conformément à l’article 6 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) :

  • l’exécution d’un contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution des Conditions Générales d’Utilisation et de Vente acceptées par l’Utilisateur, notamment pour la création du Compte, l’accès au Service et la gestion des abonnements ;
  • le respect d’obligations légales : certains traitements sont nécessaires pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires applicables, notamment en matière comptable, fiscale et de conservation des factures ;
  • l’intérêt légitime de l’éditeur : pour assurer la sécurité du Service, prévenir les abus et améliorer le fonctionnement de la plateforme, dans le respect des droits et libertés de l’Utilisateur ;
  • le consentement de l’Utilisateur, lorsque celui-ci est requis par la réglementation, notamment pour l’utilisation de certains cookies ou traceurs non strictement nécessaires au fonctionnement du Service.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, l’Utilisateur peut retirer celui-ci à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

5. Destinataires des données et sous-traitants

Les données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation du service CachetFlow sont destinées exclusivement à l’éditeur du Service.

Toutefois, certaines données peuvent être communiquées à des prestataires techniques agissant en qualité de sous-traitants, uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Les principaux sous-traitants susceptibles d’intervenir sont notamment :

  • le prestataire d’hébergement, assurant l’hébergement de la plateforme, des bases de données et des sauvegardes ;
  • le prestataire de paiement, notamment la société Stripe, pour la gestion des abonnements, des paiements et de la facturation ;
  • les prestataires de services techniques, le cas échéant, nécessaires au fonctionnement du Service (envoi d’e-mails, maintenance, support).

Ces prestataires n’agissent que sur instruction de l’éditeur et s’engagent à respecter la confidentialité, la sécurité et la protection des données personnelles, conformément à la réglementation en vigueur.

Les données personnelles ne sont en aucun cas vendues, louées ou cédées à des tiers à des fins commerciales.

6. Traitement des fichiers par intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités de CachetFlow permettent à l’Utilisateur de déposer des documents, justificatifs, attestations ou images afin d’en extraire automatiquement des informations utiles à la gestion de son activité.

Lorsque l’Utilisateur utilise ces fonctionnalités d’extraction automatique, les fichiers concernés peuvent être transmis à un prestataire spécialisé dans l’analyse documentaire par intelligence artificielle, notamment Mistral AI, société française spécialisée dans les modèles d’intelligence artificielle.

Ce traitement a pour seule finalité d’analyser le document transmis par l’Utilisateur, d’en extraire les informations pertinentes et de les restituer dans CachetFlow sous forme structurée. Les données ainsi traitées peuvent inclure, selon le document fourni : nom de fournisseur, montants, dates, lignes de dépense, informations d’attestation, revenus ou autres éléments présents dans le fichier.

Les fichiers et données transmis dans ce cadre ne sont pas utilisés par CachetFlow à des fins publicitaires, de prospection commerciale ou de revente à des tiers. Ils ne sont transmis au prestataire que dans la mesure nécessaire à la fourniture de la fonctionnalité demandée par l’Utilisateur.

CachetFlow sélectionne des prestataires présentant des garanties de sécurité, de confidentialité et de conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le RGPD. Le recours à un acteur français tel que Mistral AI vise notamment à privilégier une solution européenne et à limiter les risques liés aux transferts internationaux de données.

L’Utilisateur reste responsable des documents qu’il importe dans le Service et doit éviter de transmettre des informations sans lien avec l’utilisation prévue de CachetFlow. Lorsque les fichiers ne sont plus nécessaires au fonctionnement du Service ou aux obligations légales applicables, ils sont supprimés ou conservés selon les règles de conservation prévues par la présente politique.

7. Durée de conservation des données

Les données personnelles collectées par CachetFlow sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, conformément aux exigences légales et réglementaires applicables.

Les principales durées de conservation sont les suivantes :

Données liées au Compte utilisateur

  • conservées pendant toute la durée d’existence du Compte ;
  • supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après la suppression du Compte, sauf obligation légale contraire.

Données d’utilisation du Service

  • conservées pendant la durée nécessaire au fonctionnement du Service, à l’amélioration de celui-ci et à la sécurité ;
  • certaines données techniques peuvent être conservées plus longtemps sous forme anonymisée à des fins statistiques.

Données de facturation et de paiement

  • conservées pendant la durée légale imposée par les obligations comptables et fiscales, notamment dix (10) ans pour les documents comptables.

Données de support et de communication

  • conservées pendant le temps nécessaire au traitement des demandes, puis archivées ou supprimées.

À l’issue des délais de conservation applicables, les données personnelles sont supprimées ou rendues anonymes de manière sécurisée.

8. Sécurité des données

CachetFlow met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles traitées.

Ces mesures visent notamment à prévenir les accès non autorisés, la perte, l’altération, la divulgation ou l’utilisation abusive des données personnelles.

Les systèmes d’information utilisés par CachetFlow font l’objet de mesures de protection adaptées, incluant notamment :

  • le contrôle des accès aux données ;
  • la sécurisation des infrastructures d’hébergement ;
  • la protection des communications et des échanges de données ;
  • des procédures de sauvegarde et de restauration.

Toutefois, l’Utilisateur reconnaît que la transmission de données sur internet et le stockage informatique comportent des risques inhérents, et que malgré les mesures mises en place, aucune sécurité absolue ne peut être garantie.

CachetFlow s’engage à notifier toute violation de données personnelles présentant un risque pour les droits et libertés des Utilisateurs, conformément aux obligations prévues par le RGPD.

9. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, et notamment au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), l’Utilisateur dispose des droits suivants :

  • droit d’accès : obtenir la confirmation que des données personnelles le concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ;
  • droit de rectification : demander la correction des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
  • droit à l’effacement : demander la suppression de ses données personnelles, sous réserve des obligations légales de conservation ;
  • droit à la limitation du traitement : demander la limitation temporaire du traitement de ses données personnelles dans certains cas prévus par la réglementation ;
  • droit d’opposition : s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données personnelles ;
  • droit à la portabilité : recevoir les données personnelles fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.

Pour exercer ses droits, l’Utilisateur peut adresser une demande par e-mail à l’adresse suivante : contact@cachetflow.fr.

Afin de garantir la sécurité des données, CachetFlow pourra demander à l’Utilisateur de justifier de son identité avant de donner suite à sa demande.

En cas de difficulté non résolue, l’Utilisateur dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, à savoir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

10. Transferts de données hors de l’Union européenne

Les données personnelles traitées dans le cadre de l’utilisation du service CachetFlow sont hébergées au sein de l’Union européenne.

Toutefois, certaines données peuvent être traitées par des prestataires situés en dehors de l’Union européenne, notamment dans le cadre de services de paiement ou de services techniques, tels que la société Stripe.

Lorsque des transferts de données en dehors de l’Union européenne sont réalisés, CachetFlow s’assure que ceux-ci sont encadrés par des garanties appropriées, conformément à la réglementation applicable, telles que :

  • une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
  • ou, à défaut, la mise en place de clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;
  • ou toute autre garantie reconnue comme adéquate par la réglementation en vigueur.

Ces mesures visent à assurer un niveau de protection des données personnelles équivalent à celui garanti au sein de l’Union européenne.

11. Cookies et traceurs

Lors de l’utilisation du site et du service CachetFlow, des cookies et autres traceurs techniques peuvent être déposés sur le terminal de l’Utilisateur.

Ces cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du Service, notamment pour :

  • assurer l’authentification et la gestion des sessions utilisateur ;
  • garantir la sécurité du Service et prévenir les accès frauduleux ;
  • permettre le bon déroulement des opérations de paiement via le prestataire de paiement Stripe.

Dans le cadre de l’utilisation du Service, CachetFlow collecte également des informations techniques relatives aux connexions des Utilisateurs (telles que le nombre de connexions, le type de navigateur ou le système d’exploitation).

Ces données sont collectées sous forme anonymisée, exclusivement à des fins de suivi technique, de sécurité et d’amélioration du Service.

Les cookies et traceurs utilisés par CachetFlow ne poursuivent aucune finalité publicitaire ou de suivi marketing et ne nécessitent pas le recueil du consentement préalable de l’Utilisateur, conformément à la réglementation applicable.

L’Utilisateur peut toutefois configurer son navigateur afin de gérer ou supprimer les cookies, selon les modalités propres à chaque navigateur.